電子簽署

電子簽署

建立員工檔案、合約範本，並追蹤簽署流程。

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照圖完成

電子簽署流程第 1–2 步網頁端高清教學圖 — 電子簽署流程第 1–2 步

電子簽署流程第 3–4 步網頁端高清教學圖 — 電子簽署流程第 3–4 步

操作前先確認

員工檔案中的姓名、手機、部門、職位與到職日完整且正確。
合約範本已啟用，適用部門、變數、簽名位置與生效期間已核對。
正式發起前先用示範員工完整跑一次閱讀、簽名、確認與後台回查。

員工檔案

入口：電子簽署 > 員工檔案適用：人資、主管

操作步驟

1 進入員工檔案頁面。
2 查詢員工基本資料、部門、職位與在職狀態。
3 確認手機、身分資料與合約簽署狀態是否完整。

員工檔案操作畫面網頁端截圖 — 員工檔案操作畫面

完成判斷：「員工檔案」：回到列表或詳情頁，確認名稱、歸屬、狀態與更新時間符合本次操作。

補充說明

欄位與狀態

在職狀態：會影響是否需要發起合約或後續流程。

容易忽略

發起合約前請先確認員工資料完整，避免套版欄位空白。

合約範本

入口：電子簽署 > 合約範本適用：人資、法務、管理員

操作步驟

1 建立或編輯合約範本。
2 維護合約正文、適用對象、生效日期與簽署要求。
3 確認範本中引用的變數都有對應資料來源。

合約範本操作畫面網頁端截圖 — 合約範本操作畫面

完成判斷：「合約範本」：合約狀態、簽署人與簽署時間已更新，員工端與管理端查到相同結果。

補充說明

欄位與狀態

適用對象：決定哪些員工可用此範本。
簽署要求：決定簽名、確認或附件流程。

容易忽略

範本正式上線前，建議用示範員工完整跑一次簽署。

合約簽署

入口：電子簽署 > 合約簽署適用：人資、主管

操作步驟

1 選擇員工與合約範本。
2 發起簽署並通知員工。
3 追蹤待簽、已簽、拒簽或失效狀態。
4 完成後確認簽名圖片、簽署時間與簽署紀錄。

合約簽署操作畫面網頁端截圖 — 合約簽署操作畫面

完成判斷：「合約簽署」：合約狀態、簽署人與簽署時間已更新，員工端與管理端查到相同結果。

補充說明

欄位與狀態

待簽：員工尚未完成。
已簽：合約完成簽署。
拒簽/失效：需要重新確認或重新發起。

容易忽略

涉及正式合約時，請確認公司法務流程與電子簽章規範。

樣版字典

入口：電子簽署 > 樣版字典適用：人資、系統管理員

操作步驟

1 維護範本可引用的欄位。
2 設定欄位名稱、欄位代碼、資料來源與提示文字。
3 回到合約範本確認欄位能正確帶入。

完成判斷：「樣版字典」：回到列表或詳情頁，確認名稱、歸屬、狀態與更新時間符合本次操作。

補充說明

欄位與狀態

欄位代碼：範本引用的關鍵識別。
資料來源：員工資料、公司資料或手動填寫。

容易忽略

欄位代碼變更可能造成既有範本帶值失敗，請謹慎調整。